Drive, GMail, etc. : les problèmes d’utilisabilité du cloud Google

Cet article est le deuxième d’une série de trois sur les solutions de Cloud. Les deux autres :

• Mettre ses fichiers ou ceux d’un groupe dans le cloud : quelle application choisir ?
• Cloud : le diable est dans les détails.

J’ai dû choisir une solution de cloud et de communication pour un groupe de travail d’une quinzaine de personnes [1].

Nous avons retenu finalement la solution Google : Google Drive + la suite bureautique Docs, Sheets et Slides + Gmail + Google Groups.

A cette occasion, nous avons repéré des problèmes d’utilisabilité (en anglais : "usability" ou UX [2]) qui, s’ils ne nous ont pas dissuadés de d’utiliser cette solution, ont un peu refroidi mon enthousiame initial. Or la plupart ne ne sont jamais signalés.

Ce billet ne vise pas à démolir la réputation d’ergonomie des produits de la firme de Mountain View. Mais à la nuancer. Ce sont des produits qui tiennent la charge, qui ne sont quasiment jamais en panne, aux bugs ultra-rares et mineurs. Ils sont *très* utilisés et dans le monde entier. Mais on peut les améliorer. Et c’est bien ce que Google tâche de faire. En voici une preuve très récente : Google Drive Just Got a Whole Lot Better (Time 17 déc. 2014).

Pour résumer :

• les produits cloud de Google, s’ils sont liés entre eux, se consultent pour la plupart séparément. Ils ne sont pas toujours assez intégrés sur les plans visuel (repérer comment passer d’un produit à l’autre) et ergonomique, surtout pour les débutants [3]
• la version gratuite de Drive ne comporte ni outil pour empêcher les suppressions intempestives de fichier ou dossier ni sauvegarde pour les restaurer une fois la gaffe faite.

Voici en détail les principaux soucis que les utilisateurs de mon groupe de travail ont rencontré :

– Il est difficile pour un non habitué de repérer le symbole des neuf petits carrés en haut à droite et de comprendre que si on clique dessus, on pourra passer d’une application (logiciel) à une (un) autre.

– Passer d’un compte Google à un autre [4] sans se déconnecter du premier ni tout ressaisir est possible. Mais ce n’est pas du tout évident/"self explanatory" au départ. Beaucoup vont se déconnecter-reconnecter en série, mélanger les mots de passe ... Et même une fois la manip’ maîtrisée, il est possible d’ouvrir deux GMails mais pas deux Drives en même temps.

– Hors version payante de Drive, les utilisateurs d’un dossier partagé peuvent par défaut tous créer, modifier, déplacer ou supprimer un document. Avec les risques de perte de fichiers que cela comporte ...
En termes informatiques : ils ont tous les mêmes droits, et ce sont ceux d’un administrateur. Pour modifier cela, il faut après le partage revenir sur le fichier ou le dossier et le passer en lecture seule. On n’y pense guère. Sur cet aspect, il faut bien reconnaître que la version gratuite de Drive est "limite"

– Si vous mettez à jour votre Drive depuis plus d’une seule machine (par exemple, un ordinateur fixe et un ordinateur portable), vous risquez de rencontrer des problèmes de synchronisation. Ils se règlent en resynchronisant mais quand on ne connaît pas le truc, c’est assez gênant.

– Si vous gérez le partage des documents d’un groupe, la limite des 15 Go gratuits est vite atteinte. Or le disque dur d’un ordinateur personnel de base acheté en 2014 fait 500 Go dont Windows, une fois installé, laisse libre 400. Donc pour un groupe de 15 personnes en utilisation professionnelle, 15 Go peuvent vite être juste ... Certes, on peut relier les espaces de stockage individuels de 15 Go chacun :

• soit indirectement (ordinateurs en dessous de Windows 7). Procédure à suivre et à répéter à chaque fois ... :
  1. se connecter à son compte Google
  2. cliquer sur les 9 petits carrés
  3. choisir Drive
  4. dans la colonne de gauche cliquer sur "Partagés avec moi"
  5. cliquer sur le dossier partagé
  6. on y "rentre"
     

     

• soit "directement" (ordinateurs à partir de Windows 7 ; Mac OS non testé). En fait, le caractère direct est virtuel : pour les utilisateurs, c’est transparent une fois mis en place. Procédure à suivre :
  1. se connecter à son compte Google
  2. cliquer sur les 9 petits carrés en haut à droite
  3. choisir Drive
  4. dans la colonne de gauche cliquer sur "Reçus"
  5. cliquer sur le dossier partagé
  6. il s’ajoute à droite
  7. passer la souris dessus
  8. trois petits points à droite intitulés "Autres actions" s’affichent
  9. choisir Ajouter à mon Drive
  10. on voit alors ce dossier comme s’il faisait partie de son Drive personnel et il n’est plus besoin passer par "Reçus" à chaque fois.
      

      

      
      

      

Mais la procédure là encore n’est pas évidente, elle nécessite une formation et elle n’est même pas décrite dans l’aide de Google.
Surtout, partager en chaîne entraîne des risques de sécurité accrus (voir supra Dropbox).

– Télécharger un fichier joint depuis un mail GMail et le ranger dans un dossier partagé Google Drive est une opération simple sur le plan des actions à faire (quelques clics). Pour autant, elle n’est pas évidente pour ceux qui n’ont jamais utilisé Drive — et GMail a fortiori.
La difficulté principale consiste à comprendre ce que signifie le petit triangle blanc sur fond noir en bas de l’e-mail. Puis, une fois ceci repéré et compris, il faut aller un cran plus loin dans la compréhension, autrement dit comprendre que ce n’est pas à un téléchargement classique sur son ordinateur que l’on procède.

– La présentation des mails par fil de discussion dans GMail — inhabituelle — en déroute plus d’un. Encore un besoin de formation.

– Enfin, problème non encore rencontré par le groupe mais qui pourrait ne pas tarder : dans les 15 Go offerts par Google, il y a l’espace pris par vos mails, photos (de plus de 2048 x 2048) et vidéos de plus de 15 mn. Etant donné qu’une seule photo prend classiquement plusieurs Mo d’espace ...